Il est essentiel pour les entreprises de récupérer la TVA sur les notes de frais de leurs employés afin de réaliser des économies significatives. Toutefois, il est important de noter que toutes les dépenses engagées par les collaborateurs ne peuvent pas être remboursées à l’entreprise.
Quelles conditions remplir pour récupérer la TVA sur la note de frais ?
Les dépenses engagées par les salariés pour le compte de leur entreprise ne doivent pas être prises à la légère. Pour être éligible à une récupération de TVA, ces dépenses doivent être justifiées par des factures, des tickets ou des reçus, qui précisent notamment le montant de la TVA payée. Attention, ces justificatifs doivent être au nom de l’entreprise et non au nom du salarié. De plus, pour que la TVA soit récupérable, la facture doit correspondre à une dépense effectuée dans une entreprise éligible à la récupération de TVA. Autrement dit, toutes les dépenses doivent être nécessaires à l’activité de l’entreprise et dans son intérêt.
Les frais assujettis à la récupération de la TVA
Que peuvent récupérer les entreprises sur les notes de frais de leurs salariés ? Le carburant, qu’il s’agisse de véhicules professionnels ou personnels utilisés pour des rendez-vous professionnels. Les frais de péages d’autoroute et de stationnement, y compris les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou au personnel. Les notes de frais liées à l’hébergement, avec les frais annexes tels que les petits déjeuners, les repas et les boissons consommées à l’hôtel. Les dépenses de restauration et autres frais de réception, incluant les boissons alcoolisées consommées pendant le repas. Enfin, il est également possible de récupérer la TVA sur des dépenses plus diverses, comme les fournitures ou les abonnements téléphoniques, à condition de respecter les conditions mentionnées précédemment.
Mais que faire si le salarié égare le justificatif de sa note de frais ? Selon Sébastien Rétaux, une attestation peut être remplie en cas de note de frais sans justificatif. Les entreprises doivent donc être vigilantes et s’assurer que toutes les dépenses remboursées sont justifiées et conformes aux règles fiscales en vigueur.
Les frais non assujettis à la récupération de la TVA
Attention, toutes les dépenses engagées par les salariés ne sont pas soumises à la TVA. Le train, l’avion, le bateau, ainsi que les frais kilométriques ne sont pas assujettis à cette taxe. Par ailleurs, les pourcentages de TVA appliqués en France ne sont pas uniformes, compliquant le travail de récupération pour les services de comptabilité.
La récupération de la TVA est pourtant un enjeu financier important pour les entreprises, qui doivent donc faire preuve d’organisation et disposer d’outils performants pour faciliter le traitement comptable. Des solutions efficaces peuvent aider les entreprises à récupérer la TVA de manière optimale et ainsi réaliser des économies non négligeables.
